+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Где регистрировать акт об уничтожении документов с истекшими сроками хранения

Где регистрировать акт об уничтожении документов с истекшими сроками хранения

Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения акт об уничтожении документов хранятся в архиве. Нормативносправочная информация Поддержка хранения истории изменений реквизитов. Так наша налоговая требовала документы с истекшим сроком хранения. Экспертными комиссиями, для уничтожения документов, срок хранения которых истек, достаточно составить акт руководителя общества об их уничтожении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: О хранении и уничтожении первички

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса. Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон.

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом. Как составить акт на уничтожение документов. Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны. Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры. Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя? Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме. Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры к примеру, счета на оплату или копии личных документов. В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы.

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам.

Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа. Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения. Обязанность по сохранению архивных документов в том числе по личному составу в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности ст. Для любых документов неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых существует единый порядок их уничтожения.

Он заключается в следующем:. Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела. Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов то есть повторяющуюся информацию , то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия. В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов.

К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется. Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована.

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:.

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения.

Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее. Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:. Несмотря на то что перечень, утвержденный Росархивом А отдельные сроки перечня и перечня не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее года. В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях.

Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает. В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов уничтожить или продолжать хранить.

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Так, в ст. То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя.

Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы. Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса ст. Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой.

Например, можно:. Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов. Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Еще одну бумагу обычно ее также именуют актом составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию. Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК , руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

В соответствии со ст. Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения. В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях дисках, флеш-картах и др.

Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и или срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов измельчение, сжигание, изменение формы и др.

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов абз. Особой процедуры в том числе по оформлению акта для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов.

При этом не следует забывать о следующем:. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта.

Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом. Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется.

Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ. Подписывайтесь на новости. Подписаться ОК. Присоединяйтесь к нам в соц. Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом Как составить акт на уничтожение документов Как не ошибиться с датой акта Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов Акт оформлен — как избавиться от макулатуры Оформляем факт уничтожения документов Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения? Он заключается в следующем: Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение. Экспертная комиссия ЭК , состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов оформляется протоколом заседания ЭК.

Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия. Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Как составить акт на уничтожение документов До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию: Скачать пример акта Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения.

Как не ошибиться с датой акта Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее: документы, созданные до года включительно , можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях.

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Акт оформлен — как избавиться от макулатуры Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Например, можно: отправить документы на переработку утилизацию в специализированную организацию; избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя офисного шредера, измельчителя бумаги и др.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее: наименование документа и название компании, от имени которой он составляется; дату оформления акта; описание факта уничтожения документов с указанием объема или количества, а также способа уничтожения ; подписи с расшифровками Ф.

Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов позиций , которые должны быть уничтожены.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса. Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон. Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом.

Уничтожение документов

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить. В соответствии со ст. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. У ничтожение документов — важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.

Начало года — самое время для того, чтобы освободить немного или много места на полках, уничтожив старые документы. Но даже несмотря на это нельзя просто так взять и выбросить эти документы.

Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная. Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья. В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт — о физическом уничтожении документов. Москва Экспертная комиссия в составе: — председатель комиссии — юрист Иванов А. В обратном случае, если к процедуре уничтожения вы планируете прибегать раз в год или реже, ЭК можно создавать по мере необходимости. В состав ЭК можно включить несколько квалифицированных человек, которые и будут решать — понадобятся в будущем какие-то документы из уничтожаемых, или нет. Для подстраховки можно пригласить специалиста Росархива.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Активировать демодоступ. В конце календарного года необходимо провести экспертизу ценности хранящихся в организации и ее структурных подразделениях документов. Как соблюсти законные требования и уничтожить документы, срок хранения которых истек, расскажем в этой статье. Отбор документов, подлежащих уничтожению, проводится в несколько этапов:. Прежде всего, нужно провести экспертизу всех документов организации на основании приказа руководителя о создании комиссии , и разделить их на три группы:. Создать экспертную комиссию в составе: - председатель комиссии - юрист А. Петров; - члены комиссии - главный бухгалтер О. После того как документы, подлежащие уничтожению, были определены, ответственное лицо структурного подразделение должно составить акт. Специалист отдел производства секретариата затем сводит все поступившие акты в один акт.

Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в . Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы.

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

.

Форма акта на уничтожение документов с истекшим

.

Где регистрировать акт об уничтожении документов с истекшими сроками хранения

.

Акт о выделении дел к уничтожению

.

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Стоян

    Только нал и никаких карт , только идиоты могут хранить типа свои деньги на карточке .

  2. globverktota

    Сам нахожусь на территории где оно введено (10 областей).

© 2018-2019 logado.ru